Gestion de contrats
BigMachines fournit une solution intégrée pour automatiser la génération de contrats dynamiques, acheminer des contrats pour demande d’approbation et pour signatures, stocker les contrats avec des comptes ou des opportunités et analyser les tendances relatives à un contrat. Le programme de Gestion de contrats s’intàgre parfaitement à la plate-forme de vente BigMachines ainsi qu'aux systàmes CRM connus. De ce fait, les commerciaux, partenaires, revendeurs à valeur ajoutée et distributeurs peuvent renseigner des modèles pré-chargés et générer des contrats pouvant être imprimés, faxés ou envoyés à un client par e-mail.
BigMachines offre une solution complète de gestion de contrat
La plate-forme BigMachines est une solution complète de gestion de contrat, car elle apporte un soutien de qualité dans la rationalisation des processus juridiques d’une entreprise, la gestion de modèles, la gestion du cycle de vie d’un contrat, de bibliothèques de clauses dynamiques et de signatures électroniques. Le BigMachines Document Engine permet d’élaborer des modèles de contrats dynamiques basés sur des règles. Il est par ailleurs doté d’une technologie (en instance de brevet) mise au point à partir des meilleurs pratiques et concepts des applications de traitement de textes connus. Elle offre ainsi une interface simple à exploiter, conçue pour que la plupart des utilisateurs apprécient sa convivialité.
Les modèles de documents peuvent être personnalisés l’administrateur de votre système BigMachines, à l’aide d’un éditeur Web. L’administrateur dispose de la liberté de définir la taille et la structure de la page, d’ajouter des tableaux, des en-têtes, des notes de bas de page, des logos et images correspondant à l’identité visuelle de votre entreprise/marque. Ces modèles garantissent que tout le personnel de vente établira des contrats cohérents, contribuant à véhiculer une image professionnelle de votre entreprise. L’administrateur offre également la possibilité à l’administrateur d’inclure une langue depuis les bibliothèques de clause pré-approuvées et de sélectionner des champs qui modifient sensiblement le fond et la forme du contrat.
Grâce au Générateur de contrat BigMachines, vous aurez l’assurance que les données figurant dans les contrats sont précises, car ce programme fusionne automatiquement les données dynamiques issues des devis BigMachines, sans aucune intervention manuelle!
BigMachines offre un processus dynamique de demande d’approbation et de signatures électroniques
Les contrats incluant des termes non-standards ou d’autres types de langage personnalisé peuvent désormais être acheminés automatiquement vers les spécialistes concernés délivrant l’approbation, comme par exemple les responsables juridique ou financier, pour qu’ils vérifient et approuvent ces termes le cas échéant. Vous avez donc la certitude que vos contrats sont conformes aux normes juridiques et internes, propres à votre entreprise.
BigMachines intègre aussi des solutions de signature électronique performantes, notamment DocuSign et EchoSign, pour offrir simplicité et réactivité à vos clients. Vos contrats peuvent être signés en ligne, sans imprimer, faxer ni envoyer d’e-mail. Avec plus de simplicité, vous aboutirez plus aisément à la signature de contrat.
Créer des dépôts et rapports de cycle de vie de contrat
Enregistrez plusieurs versions de votre contrat directement dans votre système CRM pour conserver un historique du cycle de vie des révisions d’un contrat. De cette manière, vous saurez toujours ce qui a été modifié, avec chaque révision et vous aurez la possibilité de revenir aux versions de contrat précédentes qui ont été enregistrées.
Les données du contrat sont stockées dans BigMachines et vous pouvez utiliser le programme de Reporting pour génédes rapports et analyser des tendances. Dans le marché concurrentiel actuel, vous aurez l’avantage de comprendre les tendances qui se dégagent de vos contrats fructueux et pourrez mettre ses connaissances à profit pour conclure davantage d’affaires à l’avenir. Les utilisateurs sélectionnent leurs critères d’analyse, limitent les résultats à l’aide de filtres améliorés, génèrent des tableaux et graphiques dynamiques et exécutent des rapports. Les rapports peuvent être sauvegardés, exportés dans Excel ou planifiés pour s’exécuter automatiquement et être envoyés par e-mail.
